Wat is het eerste wat je ziet als je aan het werk gaat? Voor velen is dat een bureau vol met spullen, spullen en nog eens spullen. Stapels papier, paperclips, ongeopende brieven van god-weet-wanneer, ongelezen boeken en een laptop die is volgeplakt met post-its. Onder het bureau staat vaak ook nog van alles. Ik weet zeker dat de meeste mensen een diepe zucht slaken bij die aanblik en zich afvragen hoe ze ooit iets gedaan zullen krijgen als hun bureau zo’n rommel is.

TEST
Doe de test »

Is het tijd voor een nieuwe baan?

Aki werkt op een makelaarskantoor. Ook zij leed onder een slordig bureau. Het was niet eens een groot bureau (als ze haar armen spreidde kon ze het tafelblad omvatten en er zaten maar drie lades onder), maar toch kon ze nooit iets vinden. Voor ze naar een vergadering ging, moest ze als een gek zoeken naar haar bril, haar pen of een dossiermap en vaak moest ze haar eigen materiaal en documenten opnieuw printen.

Hoe vaak verzuchtte ze niet dat ze haar bureau nu echt zou gaan opruimen? Maar tegen het einde van de middag was ze te moe en stelde ze het uit tot ‘morgen’ en legde ze alle papieren die ze die dag had gebruikt op een stapel aan de kant. De volgende dag moest ze natuurlijk weer de hele stapel doorzoeken naar de papieren die ze nodig had, voordat ze echt aan het werk kon.

Soms was ze al moe voordat ze goed en wel was begonnen met werken. ‘Het was gewoon deprimerend om aan dat rommelige bureau te zitten,’ vertelde ze me. Helaas klopte haar gevoel.

De impact van rommel

Verschillende studies hebben aangetoond dat een rommelige omgeving ons op allerlei manieren veel meer energie kost dan we ons kunnen voorstellen. Bij een onderzoek onder duizend werkende Amerikaanse volwassenen ervoer 90 procent dat rommel een negatief effect op hun leven had. De belangrijkste redenen die ze opgaven, waren: verlaagde productiviteit, een negatieve instelling, minder motivatie en een afname van geluk.

Rommel heeft ook een negatief effect op onze gezondheid. Volgens een studie door wetenschappers van de universiteit van Californië zorgt een rommelige omgeving voor een verhoging van cortisol, een belangrijk stresshormoon. En een chronisch verhoogd cortisolniveau maakt ons vatbaarder voor depressies, slapeloosheid en andere mentale aandoeningen, evenals voor stressgerelateerde lichamelijke aandoeningen zoals hart- en vaatziekten, hoge bloeddruk en diabetes.

Daarnaast heeft een recent psychologisch onderzoek aangetoond dat een rommelige omgeving de hersenen belast. Als we omringd zijn door troep, zijn onze hersenen zo druk met alles om ons heen te registreren, dat we ons niet meer kunnen concentreren op onze bezigheden, zoals werken of communiceren met anderen. We zijn afgeleid, gestrest en onrustig en de vaardigheid om beslissingen te nemen, daalt.

Het lijkt erop dat rommel een magneet voor ellende is. En mensen zoals ik – die opgewonden worden als ze een rommelige kamer zien omdat hun vingers jeuken om te gaan opruimen – blijken de uitzondering te zijn die de regel bevestigt.

Hard werken, geen resultaat

Na mijn afstuderen vond ik een baan bij een uitzendbureau op de afdeling corporate sales. Mijn blijdschap over het feit dat ik eindelijk aan het werk kon, was helaas van korte duur. Het is normaal dat je het in het begin moeilijk hebt in een nieuwe baan, maar na een tijdje namen mijn verkoopcijfers nog steeds niet toe. Van de vijftien nieuwe werknemers zat ik steevast bij de laatste drie.

Ik kwam steeds vroeg op kantoor, zat uren aan de telefoon om te proberen afspraken met potentiële klanten te regelen, hield me aan de afspraken die ik maakte en stelde tussendoor een lijst op met andere potentiële klanten. Aan het eind van de dag at ik snel een kom noedels bij een zaakje in hetzelfde gebouw en ging daarna weer terug naar mijn bureau om zaken voor te bereiden. Het was alsof ik altijd aan het werk was, maar nooit resultaat behaalde.

De Marie Kondo-methode

Op een dag, na wederom een ontmoedigend rondje bellen, legde ik met een diepe zucht mijn telefoon neer en liet ik mijn hoofd hangen. Somber staarde ik naar mijn bureaublad en realiseerde me met een schok dat het een zooitje was.

Rondom mijn toetsenbord lagen verlopen verkooplijsten, een half geschreven contract, een papieren bekertje met nog wat oude thee erin, een verschrompeld theezakje, een fles water van een week oud. Ik zag stukjes papier waarop ik lukraak verkooptips van collega’s had gekrabbeld, een ongelezen boek over bedrijfskunde dat iemand me had aangeraden, een pen zonder dop, een nietmachine waarmee ik wat papieren aan elkaar had willen nieten, maar wat ik vergeten was te doen…

Ik kon mijn ogen niet geloven. Hoe was dit zo gekomen? Al sinds mijn studententijd werkte ik als opruimcoach en ondanks mijn vertrouwen in mijn eigen opruimvaardigheden, was ik zo opgegaan in mijn nieuwe werk dat ik niet meer coachte en de boel zelfs had laten versloffen in mijn eigen huis. Ergens onderweg had ik het contact verloren met de opruimnerd die in mij huisde. Geen wonder dat het werk me niet lukte.

Nog steeds in shock ging ik de volgende ochtend al om zeven uur naar kantoor om mijn bureau op te ruimen. Met alle opruimkennis die ik had en de vaardigheden die ik in de afgelopen jaren had geperfectioneerd, lukte het me binnen een uur. Mijn bureau was opgeruimd: schoon en vrij van troep. De enige dingen die er nog lagen, waren de telefoon en mijn computer.

Opgeruimd bureau, fijner werken

Nu zou ik graag willen vertellen dat mijn verkoopcijfers onmiddellijk omhoogschoten, maar zo snel ging het helaas niet. Ik voelde me wél een stuk gelukkiger aan mijn bureau en ik kon meteen vinden wat ik zocht. Ik hoefde niet langer als een gek te zoeken naar de juiste documenten voordat ik me naar een vergadering haastte, en wanneer ik terugkwam, kon ik meteen door met mijn werk. Geleidelijk aan kreeg ik er meer plezier in.

Jarenlang was opruimen mijn grote passie geweest en ik had al een vermoeden dat het opruimen van iemands huis een leven kon veranderen. Maar nu besefte ik ineens het belang van een werkplek die opgeruimd is. En zo zat ik aan mijn bureau, dat nagelnieuw aandeed, en ik voelde dat mijn werk leuker zou worden en dat ik er meer plezier in zou hebben als ik mijn bureau opgeruimd hield.

‘Ik schaam me dood voor mijn bureau, het is zo’n rotzooi,’ zei mijn collega Lisa op een dag tegen me. Ze werkte op dezelfde afdeling als ik. Toen ze mijn opgeruimde bureau zag, werd ze nieuwsgierig en kwam ze me om advies vragen. Als kind was ze al slecht in opruimen geweest en haar ouderlijk huis stond vol met spullen.

Haar eigen appartement was ook een troep, vertrouwde ze me toe. ‘Ik heb eigenlijk nog nooit van mijn leven opgeruimd, het komt gewoon niet in me op dat dat nodig is,’ zei ze. Maar op kantoor kwam ze erachter dat haar bureau veel minder opgeruimd was dan de andere werkplekken.

Dit zegt een nette werkplek

Het is een bekend verhaal. Een groot verschil tussen thuis en de werkplek is dat er op het werk andere mensen zijn die ons zien. Thuis ziet bijna niemand onze kleren of boeken, ook al liggen ze verspreid over de vloer. Maar het kantoor is een gedeelde ruimte en daar is het verschil tussen een opgeruimd bureau en een rommelig bureau voor iedereen zichtbaar. Dit feit heeft een verbazend groot effect op ons werkende leven, groter dan mensen beseffen.

Een aantal onderzoeken onder werknemers op een kantoor heeft aangetoond dat hoe netter iemands werkplek is, hoe meer deze persoon wordt gezien als ambitieus, intelligent, hartelijk en rustig. Een ander onderzoek toonde aan dat zulke mensen worden gezien als zelfverzekerd, vriendelijk, ijverig en aardig. Deze lijst van bijvoeglijke naamwoorden doet vermoeden dat deze mensen echte toppers zijn. Bovendien heeft onderzoek aangetoond dat nette mensen eerder het vertrouwen wekken van anderen en meer kans maken op promotie.

Vertrouwen

Naast het positieve effect van een goede reputatie op onze carrière, wijst onderzoek meermaals uit dat we werken om te voldoen aan de verwachtingen die anderen van ons hebben. Hogere verwachtingen geven ons zelfvertrouwen en zorgen meestal voor betere prestaties.

Deze theorie, die bekendstaat als het Pygmalion-effect, is gebaseerd op onderzoeken die aantonen dat de cijfers van leerlingen omhooggaan als ze merken dat hun leraar verwacht dat ze het goed zullen gaan doen. En ook in een werkomgeving stijgen of dalen de prestaties van werknemers naargelang de verwachtingen die men van hen heeft.

De uitkomst van al deze onderzoeken kun je eenvoudig als volgt samenvatten: een opgeruimd bureau zorgt ervoor dat zowel ons karakter als onze vaardigheden hoger worden ingeschat. Dat versterkt ons zelfvertrouwen en vergroot onze motivatie. Als gevolg werken we harder en verbeteren onze prestaties. Als je het zo bekijkt, is opruimen niet zo’n slecht idee, of wel?

Nadat ik mijn lessen op haar werkplek had toegepast, werden Lisa’s verkoopcijfers beter, kreeg ze complimenten van haar baas en groeide haar vertrouwen in haar werk gestaag. Wat mijzelf betreft: laten we maar zeggen dat ik op het werk hoge ogen gooide met mijn opruimkunsten, en daar werd ik ook blij van.

Opgeruimd! Op het werk van opruimgoeroe Marie Kondo en organisatiepsycholoog Scott Sonenshein verschijnt op 9 april 2020 bij
AW Bruna, € 20,99

De 3 opruimregels voor je (thuis)werkplek

1: geef elk item een vaste plek en berg op per categorie. Zo weet je aan het eind van de dag waar alles hoort en komt er een eind aan het eeuwige gezoek naar bijvoorbeeld post-its en documenten.
2: gebruik dozen en zet dingen rechtop. Stop ook de losse dingen in je bureaulade in kleine doosjes. Daar kun je bijvoorbeeld de oude doos van je smartphone voor gebruiken. Door spullen rechtop op te bergen, maak je efficiënt gebruik van de ruimte – en het ziet er netter uit.
3: bewaar helemaal niets op je bureau. Het is een werkblad, geen voorraadplank. Het enige op je bureau moeten de dingen zijn waaraan je op dit moment werkt. Zorg aan het eind van je werkdag voor een leeg bureau.

Wat mag blijven?

Word je er blij van? Deze vraag vormt de kern van de Marie Kondo-methode. Maar ja, niemand wordt heel blij van een berg papier, plakband en een nietmachine, maar we kunnen moeilijk zonder. Voor je werkplek is het dus vooral belangrijk om spullen te selecteren die bijdragen aan je werkplezier. En de eerste categorie bestaat uit dingen die je geluksgevoel direct vergroten, zoals een mooi notitieblokje, een fijne pen en een foto van je geliefden.
De tweede categorie zijn spullen die praktisch nut hebben en zo je werkplezier verhogen, zoals inderdaad die niettang en dat pakje post-its.
En de derde categorie van spullen die mogen blijven, zijn dingen die bijdragen aan toekomstig geluk. Denk aan bonnetjes die je nog mag declareren, een tijdschriftartikel waaruit je inspiratie wilt opdoen of documenten voor een toekomstig project. De rest mag weg of – als dat echt niet kan – in een archiefkast.

Extra tip voor thuiswerkers

Ruim alleen de zaken op die met je werk te maken hebben, de persoonlijke objecten laat je buiten beschouwing. Als je bijvoorbeeld zowel werkboeken als romans hebt, laat je de romans voor wat ze zijn; die sorteer je wanneer je je huis gaat opruimen.