‘Vriendelijk.’ ‘Sympathiek.’ ‘Prettig.’ ‘Vrolijk.’ O jee, daar gaan we weer. Een voor een plakken mijn medecursisten felgekleurde post-its bij mijn naam, met daarop hun eerste indruk van mij.

Jaloers gluur ik naar de briefjes die bij de andere namen worden geplakt: ‘Competent.’ ‘Kordaat.’ Kijk, dat lijkt er meer op. Natuurlijk is het fijn om vriendelijk en vrolijk over te komen, maar in sommige situaties kan het juist tegen je werken. Als je iemand van stevige feedback moet voorzien bijvoorbeeld. Je sterke kanten worden dan al snel je valkuilen, heb ik gemerkt wanneer ik als redacteur van Psychologie Magazine kopij van freelancers van commentaar moet voorzien. Daar zitten namelijk geweldige artikelen bij, maar soms ook verhalen waaraan nog een hoop gesleuteld moet worden voordat ze geschikt zijn voor publicatie.

Moet ik vertellen dat een stuk na urenlang geploeter en soms zelfs na meerdere keren herschrijven nog steeds niet goed is, dan heb ik nogal eens de neiging om om de hete brij heen te draaien. Zo’n telefoongesprek gaat dan ongeveer als volgt. Ik: ‘Ja, het is al veel beter dan de vorige keer. Ja, echt heel leuk. Er waren alleen nog een paar kleine dingetjes…

‘Waardoor degene aan de andere kant van de lijn begrijpelijkerwijs een verkeerde indruk krijgt van al het werk dat nog verzet moet worden.

Hoogste tijd dus om tijdens deze cursus eens goed te leren hoe ik stevig en helder feedback geef. En dat kan gelukkig zonder de relatie met de ander te schaden, leer ik van trainer Elsbeth Reijmers. Als je je maar houdt aan vier simpele stappen. 1: Je beschrijft concreet gedrag, waarbij je woorden als ‘altijd’, ‘nooit’ en ‘steeds’ vermijdt (‘Ik heb gevraagd of je de citaten van deskundige X wilde aanpassen, maar ik zie dat er niets aan de tekst is veranderd’). Stap 2: je zegt wat het effect van het gedrag is op de situatie of op jezelf (‘Op deze manier kan het verhaal nog niet worden gepubliceerd’ of ‘Ik heb het gevoel dat je mijn commentaar niet serieus neemt als je mijn aanwijzingen niet opvolgt’). Stap 3: je maakt je wens duidelijk (‘Ik zou willen dat je de aanwijzingen die ik je vorige keer gaf, verwerkt en de nieuwe versie volgende week inlevert’). En tot slot stap 4: je geeft de ander de ruimte om te reageren.

Voordat we de theorie gaan toepassen heeft Reijmers een praktische tip voor me: adem uit voordat je iets gaat zeggen. Mijn stem gaat vaak de hoogte in tijdens een gesprek. Dat klinkt allervriendelijkst, maar veel urgentie klinkt er niet in door. Inderdaad, als ik eerst eens diep in- en uitadem, klinkt mijn stem direct een stuk lager. We oefenen onze feedbackgesprekken om beurten met actrice Lâle Freie. Ze kruipt net zo moeiteloos in de huid van een onbeschofte baas die cliënten aan het huilen maakt, als die van een dominante collega die je altijd onderbreekt.

Als ik aan de beurt ben, transformeert ze voor mijn ogen in een freelancer van wie de derde versie van haar verhaal nog steeds niet goed is. Ik vertel haar het slechte nieuws zonder er doekjes om te winden. Ze probeert me nog voor haar karretje te spannen: ‘Ik heb er al zo veel tijd ingestoken, kun je het zelf niet aanpassen?’ Maar gelukkig weet ik deze valkuil, waar ik in de praktijk geregeld in trap, te omzeilen. Ik houd voet bij stuk en herhaal wat ik van haar wil. De andere cursisten kijken naar ons gesprek en schrijven hun feedback op gele briefjes, die ze me na afloop overhandigen. ‘Rustig’ en ‘positief’ staat erop. Maar ook: ‘Duidelijk wat het probleem is.’ ‘Helder dat de ander ermee aan de slag moet.’ En: ‘Profes­sioneel.’ Dat is al een stuk beter.

Wie: Marloes Zevenhuizen

Wat: Feedback geven

Door wie: Trainer en ­adviseur Elsbeth Reijmers

Waar: Vergouwen Overduin, Utrecht

Prijs: € 518,- (inclusief ­koffie, thee en lunch)

Meer informatie: www.verderintrainen.nl/feedbackgeven[/wpgpremiumcontent]