‘Hoe vind je het zelf gaan?’

1. Verdiep je in de baas

‘Als je voorafgaand aan je functioneringsgesprek even nadenkt over de belangen van je leidinggevende, kun je vaak al aardig inschatten wat goed zal vallen bij hem of haar,’ zegt arbeidspsychologe Mirjam Baars van personeelsonderzoeksbureau SatisAction. ‘Pak er bijvoorbeeld het afdelingsplan bij, want daarop wordt je baas afgerekend. Of bedenk wat er de komende tijd van buitenaf op jullie zal afkomen en doe een voorstel dat daarop inspeelt. Zo steun je je baas, en daarmee scoor je altijd.’

Ook als je niet op één lijn zit met de baas, is het verstandig diens belang in je achterhoofd te houden. Bijvoorbeeld als hij of zij tijdens het functioneringsgesprek een voorstel doet waar je niets in ziet. ‘Managers zijn als de dood voor gedemotiveerde medewerkers,’ weet organisatieadviseur en managementboekenauteur Joep Schrijvers. ‘Gooi het dus over die boeg als je een verzoek krijgt waar je niets in ziet. “De afdeling komt beter tot haar recht als ik wat anders doe” – iets in die trant. Daar kan geen baas doof voor blijven. Heus, functioneringsgesprekken zijn voor hen net zo lastig als voor hun medewerkers.’

2. Zet je prestaties op een rij

‘Lees het verslag van je vorige functioneringsgesprek nog eens door,’adviseert Mirjam Baars, ‘en zoek bij elk kritiekpunt een concreet voorbeeld van hoe je je sindsdien hebt ontwikkeld. Bedenk ook waarom die ontwikkeling relevant was voor de organisatie – “Ik heb drie nieuwe klanten binnengehaald en dat heeft zestigduizend euro meer omzet opgeleverd”.’

Kijk voor dit succeslijstje niet alleen naar de voorafgaande weken, want de kans is klein dat het geheugen van de baas verder teruggaat dan dat. Is het eerstvolgende functioneringsgesprek nog een eind weg? Begin dan nu vast een lijstje bij te houden van resultaten die straks het noemen waard zijn.

3. Vraag door als er kritiek komt

‘Ik hoor vaak van mensen dat ze met een rotgevoel uit een functio­neringsgesprek komen doordat ze kritiek kregen die ze niet goed kunnen plaatsen,’ vertelt Mirjam Baars. ‘Dat gebeurt vooral bij leidinggevenden die niet geoefend zijn in feedback geven. Die hebben de neiging in algemeenheden te vervallen. Terwijl je juist concrete voorbeelden nodig hebt om ervan te kunnen leren.

Vraag daarom door, hoe pijnlijk dat aanvankelijk misschien ook mag zijn. Wánneer deed je wát dat niet klopte? Laat de baas ook aangeven hoe je van die tekortkoming een competentie kunt maken: hoe moet het over een jaar wél zijn? Van welke medewerker kun je volgens hem of haar het juiste gedrag afkijken?’

Het geeft helemaal niet als het functionerings­gesprek daardoor een detailbespreking wordt, vindt Baars. ‘Niemand zegt dat het een grotelijnengesprek moet zijn. Je mag heus inzoomen op kleine dingen, daar kun je juist van leren.’

4. Laat je geen cursussen aanpraten

Een cursus lijkt vaak de snelste en simpelste oplossing om een bepaalde ontwikkeling op gang te brengen, maar volgens Mirjam Baars blijkt uit onderzoek keer op keer dat het effect ervan meestal tegenvalt. Leren op de werkplek is veel efficiënter. Wil de baas graag dat je je op een bepaald punt verder ontwikkelt, onderzoek dan eerst eens of er geen collega’s of vakgenoten zijn van wie tijdens een gezamenlijk project de kunst valt af te kijken. Met een beetje geluk levert dat meteen nuttige nieuwe contacten op.

Wil je zelf graag een cursus of opleiding volgen? Dien dat verzoek dan ‘smart’ in, adviseert Baars. Stel jezelf daarom van tevoren de volgende vragen en formuleer er een antwoord op: Welke cursus heb je specifiek in gedachten? Welke meetbare effecten kan de baas ervan verwachten? Wat maakt het voor de collega’s acceptabel dat je hier tijd en geld in mag steken? Zijn je plannen en verwachtingen realistisch? En op welke termijn zijn de eerste resultaten te verwachten?

5. Wacht niet tot het functioneringsgesprek

Het is natuurlijk een prachtige gedachte, zo’n jaarlijks functioneringsgesprek waar u en uw baas eens écht goed voor gaan zitten, maar het is een illusie dat dat de beslissende momenten zijn voor een carrière. ‘Functioneringsgesprekken zijn in de praktijk doorgaans net als vergaderingen,’ zegt Joep Schrijvers. ‘Er wordt vooral in geformaliseerd wat in de wandelgangen al lang bedisseld is. Het is volstrekt ongeloofwaardig als je tijdens het functioneringsgesprek ineens aangeeft graag leidinggevende te worden. Zoiets laat je al veel eerder zien, op het moment dat er interessante klussen te verdelen zijn. Dán steek je je hand op – en tijdens het functio­neringsgesprek hoef je alleen maar de buit binnen te halen: “Ik heb laten zien dat ik het kan, wanneer krijg ik de bijbehorende titel?”’

6. Besef dat je belangrijk bent

Het functionerings­gesprek is bedoeld als tweerichtingsverkeer; het moet niet alleen gaan over de vraag hoe je het werk doet, maar ook over de vraag hoe de organisatie je daarin ondersteunt. En dat geldt nu meer dan ooit, zegt Joep Schrijvers. ‘De babyboomers gaan de komende jaren massaal met pensioen, dus recessie of niet: we leven in een werknemersmarkt. Het bedrijf komt dus ook bij jóú op gesprek! Het is goed om je dat van tevoren te realiseren; zo kom je mentaal in een heel andere wereld terecht.’

Mirjam Baars ziet het precies zo. ‘Denk daarom voorafgaand aan het functioneringsgesprek eens na over de manier waarop de baas jouw functioneren beïnvloedt. Is hij of zij bijvoorbeeld wel voldoende bereikbaar? Is er genoeg aandacht voor jou? Geef concreet aan waaraan je behoefte hebt – je kunt heus eisen stellen.’