Timemanagement: kwestie van prioriteiten stellen, plannen en nee-zeggen

De grootste vijand van mijn werk is tijd. Daarom maak ik lijstjes, wel drie op een dag. Ze slingeren op mijn bureau, in mijn tas, op de keukentafel. Soms zet ik een bolletje achter een taak dat ik mag inkleuren als-ie af is; meestal haal ik er een grote vette streep doorheen. Heerlijk. Maar de laatste tijd gaat het niet zo goed met de lijstjes. Sommige klussen staan dagenlang te wachten tot ze worden doorgestreept. En nog voordat het vorige lijstje is afgewerkt, heb ik alweer een nieuw in de maak. Nu ligt er ook al een naast mijn bed. Tijd voor een cursus time-management.

In een conferentiecentrum in de bossen van Doorn hebben we ons verzameld: drie vrouwen en zeven mannen, met verschillende beroepen en functies, maar met één grote overeenkomst: we komen tijd tekort. ‘Ik vind mijn werk prachtig’, zegt de een, ‘maar ik ben getrouwd en dat wil ik zo houden ook.’ ‘Ik voel me erg verantwoordelijk’, zegt de ander, ‘en ik kan geen nee zeggen.’ Herkenning golft door de zaal. Mijn buurman werkt tachtig uur per week en nog zijn z’n lijstjes niet af. ‘Ben je nog effectief na vijftig uur?’, vraagt hij bezorgd.

De cursusleider, Marieke Verhoef van trainingsbureau Schoonderwoerd en Partners, stuurt ons meteen letterlijk het bos in. ‘Mobieltjes hier laten of uitzetten’, zegt ze streng. ‘Ga twintig minuten wandelen en laat je zintuigen werken. Straks mag je vertellen wat je gezien, gehoord en geroken hebt.’ In het vochtige herfstbos zie ik vinkjes en merels, paddestoelen, varens en heel veel kastanjes. Maar al na vijf minuten kijk ik op mijn horloge. Als ik nu nog vijf minuten verder loop, moet ik omkeren, anders ben ik niet op tijd terug.

Marieke zet de ingrediënten van goed time-management op een rijtje. Prioriteiten stellen, plannen, delegeren, nee-zeggen. Het klinkt heel simpel, maar in de praktijk blijken we dat veel te weinig te doen. Vooral nee-zeggen kost ons moeite. Voor het genadeloze oog van de videocamera proberen we allemaal een keer nee te zeggen. Stel je een situatie voor waarin iemand je iets vraagt waar je geen zin in hebt, en zeg dan nee, luidt de opdracht. Mijn poging tot een krachtig en duidelijk ‘nee’, wordt onmiddellijk ondermijnd door de cursusleider, die feilloos mijn zwakke plek weet te vinden. ‘Je bent veel te empathisch’, zegt ze vriendelijk. ‘Waak voor emotionele chantage, laat het probleem bij de ander, en houd het van je af.’

De time-management matrix verheldert onze werkwijze: wie altijd bezig is met dringende en belangrijke zaken zit in het eerste kwadrant. Op den duur krijg je dan het gevoel dat je achter jezelf aanrent, omdat je voortdurend op de korte termijn werkt. ‘Wie zijn tijd goed beheert, zit in kwadrant twee’, zegt Marieke. Daar horen belangrijke en niet dringende zaken. Met een schok ontdek ik dat ik meestal in het eerste kwadrant zit: ik houd me vooral bezig met urgente problemen, met zaken die nu opgelost moeten worden en waarvoor nu een deadline geldt. Ik probeer me eruit te kletsen: mijn werk bestaat nu eenmaal uit deadlines, en bovendien presteer ik het beste onder druk.

De laatste opdracht is een makkie. We moeten een cirkel maken en daarin de activiteiten en de doelen van een hele week noteren. Ik begin optimistisch en gun mezelf veel slaap. Nog 112 uren over van de 168. Werk en vrije tijd wordt lastiger. Waar houdt het werk op en begint de rest? Oké, 48 uur voor werk. Ik noteer mijn doelstellingen: plezier in werk, mooi tijdschrift maken, goede relatie met m’n man, tijd voor vrienden, vriendinnen, muziek maken, sporten. O ja, en lezen. Mijn rechterbuurman komt tijd tekort, zie ik. Hij hevelt stiekem uren van zijn slaap over naar zijn werk. Dat zal mij niet gebeuren. Ik maak resoluut een vakje vrij om niks te doen.

Meewarig kijk ik mijn linkerbuurman aan, die in zijn overzichtelijke cirkel aan het zoeken is naar een paar uurtjes om te sporten. ‘Kom jij tijd tekort?’ Maar ik heb te vroeg gejuicht. Met kritische blik monstert hij mijn tekening. ‘Wanneer doe jij de boodschappen?’ vraagt hij fijntjes. ‘En heb je geen tijd voor het huishouden?’ Ik zucht en pak een stift. Mijn favoriete vakje ‘lummelen op de bank’ sneuvelt. Ik moet nog veel leren. De tijd is nog steeds mijn vijand.

• Informatie over de cursus time-management van trainingsbureau Schoonderwoerd en Partners: tel: 0182-362777www.schoonderwoerd.net[/wpgpremiumcontent]