Cursus

Waren we maar iets meer monnik. Op het ritme van de bel werken monniken als ze moeten werken, bidden als ze moeten bidden, slapen als ze moeten slapen. Wij niet. Wij werken door tot ons hoofd eraf rolt en de doordenderende trein van mailen, schrijven, bellen en overleggen gierend tot stilstand komt. Meestal met het ­gevoel ‘Wat heb ik nou helemaal gedaan?’ In plaats van schaapjes tellen we ’s avonds de taken op de to-do-lijst.

Trainer en auteur Denise Hulst komt met een cursus Benedictijns Timemanagement uitleggen hoe een snufje kloosterleven de werkdag op de redactie zou kunnen veranderen. Daarover schreef ze het boek Een volle agenda, maar nooit druk. Benedictus was de eerste monnik die zei: we gaan werken in plaats van bedelen. Akkers bewerken, kleren maken. ‘Niet ­alleen om zelfvoorzienend te zijn,’ vertelt Hulst, ‘maar vooral ook omdat arbeid een manier is om plezier te ervaren in wat we doen.’

O ja, werkplezier! Je zou het bijna vergeten met al die schreeuwende deadlines. Die opfrisser maakt deze ochtend voor sommige collega’s op zich al de moeite waard. Om prettig te werken, stelde Benedictus, is het belangrijk verantwoordelijkheid te nemen voor al het werk dat gedaan moet

worden (stabilitas), elke dag opnieuw de kans te zien om je manier van werken te verbeteren (conversatio morum) en echt te stoppen met de ene klus voor je met de andere begint.

Om ons te doordringen van het nut van dat laatste neemt Hulst ons een testje af. Eerst laat ze ons de zin ‘Multitasken is een leugen’ letter voor letter opschrijven, met telkens onder elke letter een opeenvolgend getal. Dus m1, u2, l3, t4, enzovoorts. Eindredacteur Jacomijn doet dat het snelst: in 29 seconden. Ik schrijf onder de ‘s’ een ‘k’ in plaats van een 8 en doe er al struikelend 44 seconden over. Dan mogen we de zin in één keer opschrijven, en daarna in één keer de cijfers onder de letters zetten. Zonder al dat schakelen zijn we gemiddeld bijna twee keer zo snel klaar.

Je snapt makkelijk waarom het schrijven van een artikel niet opschiet als je tussendoor steeds mails beantwoordt. ‘Gemiddeld kost het 13 minuten om ergens echt in te komen. Met elk gesprekje dat die concentratie onderbreekt, elke ping van een nieuwe mail, ben je weer een paar minuten bezig om de concentratie te hervinden.’ Waarom doen we het dan toch, al die dingen tussendoor?

Omdat we er geen ‘echte’ tijd voor reserveren, constateert Hulst. ‘Alles waarvan je weet dat het gaat komen, verdient een plek in de tijd, zei Benedictus. Als je taken inplant, weet je zeker dat ze worden gedaan en dat er ook ruimte voor is.’ Nogal wiedes, denken wij – maar we gedragen ons er niet naar. Want als Hulst ons vraagt of we enig idee hebben hoeveel tijd het beantwoorden van mail kost, kijken we haar betrapt aan; mailen doen we ‘een beetje zoals het uitkomt’. Net als het bijhouden van de Psychologie Magazine-Facebookpagina.

En dat er na het schrijven van een artikel altijd feedback volgt, weten we wel, maar het verwerken ervan plannen we nooit in. Daardoor voelt dat als oponthoud bij het schrijven van het volgende stuk. ‘Als je alles wat langer duurt dan twintig minuten inplant, heb je nooit meer het gevoel dat je eigenlijk iets anders zou moeten doen,’ belooft Hulst. Een belangrijke regel is dat je minstens twee keer zoveel tijd inplant als je denkt nodig te hebben. En lege dagdelen waarmee je kunt schuiven; want liefst 40 procent van het werk is ‘onvoorzien’.

Ongemerkt nemen we deze ochtend een voorschot op een ander belangrijk Benedictijns principe: obedientia, met aandacht naar elkaar luisteren. En dan blijkt dat we stuk voor stuk behoefte hebben aan ’s morgens en ’s middags een uur stil werken.

De volgende dag zet ik al mijn taken in mijn iPhone. Al die voorspelbaarheid jaagt me acuut stress aan, maar ik sus mezelf met het feit dat de drie R’en thuis ook goed werken. Bovendien zou dit ruimte moeten scheppen voor het allerfijnste Benedictijnse onderdeel: lexio devinia, het lezen van voedende, inspirerende teksten. Alleen nog even kijken over hoeveel weken dat in mijn agenda past.

Altijd tijd te kort? Als plusabonnee kunt u een vraag stellen aan timemanagement-expert Denise Hulst op psychologiemagazine.nl/vraagadvies

Wie: Peggy van der Lee

Wat: workshop Benedictijns Timemanagement

Door wie: trainer Denise Hulst

Waar: Zwolle en Utrecht

Prijs: vanaf € 325,-

Meer informatie: hetbeterewerken.nl,

06 55 70 72 01

Lezers van Psychologie Magazine krijgen

€ 150,- korting op de volgende workshops:

3 april, Utrecht

23 mei, Zwolle

26 juni, Utrecht

18 september, Zwolle

20 november, Utrecht

Geen € 325,- maar € 175,-! Kijk op psychologiemagazine.nl/lezersaanbiedingen

Nee