Zo wordt een vergadering wél efficiënt en bevredigend

Het eerste werkoverleg na de vakantie is voor veel mensen een symbolisch moment. Vanaf nu is het werkend leven weer echt begonnen; vanaf nu heerst de pikorde en ben je geen baas meer over je eigen tijd.

Vergaderingen zijn impopulair. Onderzoek na onderzoek levert klaagzangen op: we vinden dat ze te lang duren, te weinig opleveren en uitnodigen tot egotripperij. Daar zit allemaal heus iets in, zegt de Amerikaanse organisatiepsycholoog Steven Rogelberg, maar volgens hem gaat er achter dat gemopper ook heel wat imagovorming schuil. Zeggen dat je overleggen leuk vindt, klinkt immers alsof je niets beters te doen hebt; terwijl je lekker stoer en onafhankelijk overkomt als je afgeeft op de vergaderterreur.

Hoe groot is jouw hekel aan het werkoverleg – in alle eerlijkheid? Neem de proef op de som en denk eens na over de vraag hoe blij je zou zijn als u voortaan niet meer welkom was bij vergaderingen. Wedden dat, al is het maar diep van binnen, een stemmetje zegt: ‘Toch maar liever meepraten!’

Begeef je maandagochtend daarom eens níét zuchtend naar het weekoverleg, maar neem je voor om er vanaf nu een efficiënte en bevredigende bezigheid van te maken. Deze tips kunnen helpen bij een goed verloop van een vergadering.

1. Zorg dat er een duidelijke agenda ligt, liefst al van tevoren

   Laat bij het opstellen daarvan niet alleen vaststellen wat er aan de orde komt, maar per punt ook met welk doel. Moet de vergadering hier ideeën over verzamelen, de meningen peilen of een beslissing nemen? Leert een blik op deze lijst dat jouw aanwezigheid voor geen van de aanwezigen echt nuttig is, dan kun je vriendelijk bedanken voor de eer.

2. Is het doel besluitvorming, houd daar dan ook aan vast

   Niets zo frustrerend als hete hangijzers die eindeloos worden doorgeschoven, zegt vergaderexpert John Tropman van de Universiteit van Michigan. Inderdaad, soms betekent dat dat een deelnemer het onderspit delft. Ligt dat erg gevoelig, zorg er dan voor dat er een agendapunt volgt waarin deze ‘verliezer’ weer enigszins aan zijn of haar trekken komt.

3. Voorkom een bekend vergadereuvel: groepsdenken

   De aanwezigen zijn het maar al te graag met elkaar eens en deelnemers die er anders over denken houden hun mond. Speelt dit verschijnsel in jouw organisatie op? Vraag mensen van wie jij het vermoeden hebt dat ze op belangrijke punten een afwijkende mening hebben, eens om van tevoren hun ideeën op papier te zetten. Of zorg er tijdens de bijeenkomst zelf voor dat zij eerder aan het woord komen dan de deelnemers die doorgaans de toon bepalen.

4. Nodig tegenstanders uit

   Is het probleem eerder dat elk werkoverleg direct in onenigheid vastloopt, nodig de heethoofden dan uit advocaat van de duivel te spelen. Zo moeten ze zich wel in de standpunten van hun tegenstander(s) verdiepen. Dat maakt het hun lastiger om bij dat knalharde ‘nee’ te blijven. Managementgoeroe Steven Covey suggereert nog een manier om vergaderingen respect voor andere meningen én luistervaardigheid bij te brengen: laat alle sprekers voordat ze zelf iets mogen zeggen, dat wat hun voorganger zei kort samenvatten – en wel op zo’n manier dat diegene zich er ook in herkent.

5. Cluster meerdere vergaderingen op een dag

   Heb je meer vergaderingen op een dag? Kijk of het mogelijk is ze te clusteren. Organisatiepsycholoog Steven Rogelberg ontdekte dat mensen vermoeider raken en meer werkdruk ervaren wanneer hun werkdag in stukjes wordt gehakt door losstaande bijeenkomsten dan wanneer ze aan één stuk door in overleg zitten. Een verbazingwekkende uitkomst, want hebben we niet allemaal geleerd dat onze concentratieboog hooguit een uur omvat? Zijn verklaring: je individuele werktaken telkens moeten onderbreken voor een nieuwe vergadering veroorzaakt het beruchte ‘Zeigarnik-effect’, genoemd naar de ontdekker ervan. Je hoofd komt als het ware vol losse eindjes te zitten, die allemaal schreeuwen om aandacht.

6. Probeer eens staand te vergaderen

   Uit diverse onderzoeken blijkt dat staand vergaderen de vergadertijd met een derde kan bekorten, terwijl de besluitvorming net zo goed is. Alleen wanneer een beslissing om erg veel informatie en analyse vraagt, werkt de ouderwetse vergadertafel beter. Is het lengteverschil tussen de deelnemers groot, dan heeft zitten ook de voorkeur; anders loop je de kans dat de langste aanwezigen – doorgaans de mannen – (nog) meer gaan domineren.

7. Laat iedereen een agendapunt voorbereiden

   Verdenk je collega’s ervan dat ze tijdens vergaderingen geestelijk afhaken? Je hebt vast gelijk: volgens onderzoek van Synovate/Interview nss denkt 90 procent van de werknemers tijdens vergaderingen aan andere dingen. Het kan een oplossing zijn iedereen een eigen agendapunt te laten voorbereiden en leiden. Zo wordt de bijeenkomst levendiger en voelt iedereen zich meer betrokken.

8. Geen eindtijd of juist plannen op de minuut

   Vergaderingen neigen naar uitlopen. Geef bij de uitnodiging geen eindtijd aan, suggereren Ilona Eichhorn en Guido Camps in hun onlangs verschenen boek De jacht op de vergadertijger. Als mensen een uur hebben ingepland voor een overleg, willen ze dat uur immers ook vol maken. Een andere, strengere oplossing is een planning tot op de minuut. Zo kan iedereen in één oogopslag zien wanneer (en door wie!) de bijeenkomst ontspoort en waar dat toe zal leiden. Of volg het voorbeeld van socioloog en ‘vergaderkundige’ Wilbert van Vree en vraag alle deelnemers eens hun bruto-uursalaris op te geven. Het is even wat rekenwerk, maar dan kun je het verzamelde gezelschap ook voorhouden wat elke minuut van het overleg kost. En dat is beslist schrikken; volgens onderzoeksbureau Synovate/Interview nss kost de Nederlandse vergaderdrift ons jaarlijks alleen al aan loonkosten zestig miljard euro.

9. Herstel het aloude actielijstje in ere

   Sta tot besluit van ieder agendapunt kort stil bij de vraag wat er is besloten, wie precies wat gaat doen en wanneer de resultaten weer aan de orde komen. Mail deze lijst na afloop rond, en desnoods nogmaals voorafgaand aan de volgende bijeenkomst. Stuur liefst alle deelnemers de complete lijst, zodat iedereen weet wie waarop aangesproken kan worden. Dat voorkomt dat afspraken verdwijnen in het zwarte gat van de wie-ging-dat-ook-weer-doencultuur.

Met meer zin naar je werk gaan? Zo vergroot je je werkplezier – en dat van je collega’s.[/wpgpremiumcontent]