Houd rekening met uw tijdritme. Weet u wat uw tijdritme is? Kijk eens op de klok en sluit uw ogen. Probeer ze na precies vijf minuten weer te openen. Had u uw ogen korter dan viereneenhalve minuut dicht? Dan tikt uw innerlijke klok te snel. Waarschijnlijk bent u geneigd tijdsperioden te onderschatten en uw agenda te vol te plannen. Een matig gevulde agenda die echt wordt afgewerkt, is efficiënter dan een overvolle agenda waarin taken blijven liggen.
Stel deadlines. Veel mensen hebben last van ‘aandachtsresidu’: ze zijn met hun hoofd nog bij de vorige taak als ze aan een nieuwe beginnen. Volgens Amerikaanse onderzoekers is het aandachtsresidu tot een minimum te beperken door je hoofd zo leeg mogelijk te houden. Dat kan het beste door een opdracht volledig af te ronden alvorens aan een nieuwe te beginnen én door te werken onder flinke tijdsdruk. Deadlines voorkomen dat u eindeloos afwegingen maakt, en dat betekent weer dat u minder zaken hebt om op te reflecteren.
Mail efficiënt. E-mail is dodelijk voor de productiviteit. Gooi geen tijd weg met het herhaaldelijk lezen van dezelfde mailtjes en hanteer deze regels:
o Verwijder berichten die u niet nodig hebt onmiddellijk.
o
Handel alle e-mails af die direct zijn te beantwoorden. Gooi ze daarna weg of archiveer ze.
o Plaats mail die meer dan één minuut kost om af te handelen, in een map ‘Af te handelen’.
o Archiveer een e-mail die alleen informatie bevat.
o Plaats mailtjes die u pas kunt behandelen na inbreng van derden in een ‘Wachten op…’-map.
Laat u niet afleiden. Zet om te beginnen de – pling! – mailmelder uit en, als het kan, de telefoon op stil. Zo bepaalt u zelf wanneer u zich laat storen. Deelt u een werkruimte? Probeer er dan minder benaderbaar uit te zien, met uw rug naar collega’s toe bijvoorbeeld. Laat duidelijk zien wanneer u beschikbaar bent en wanneer niet. Spreek bijvoorbeeld af dat een jas over de stoel betekent: ik wil in stilte werken.